Wer ist für Produktdaten verantwortlich?
Je nach Unternehmen kann die Frage, wer für Produktdaten verantwortlich ist, anders beantwortet werden. Wer kümmert sich denn um Anlage und Pflege?
Das Anlegen und Pflegen von Produktdaten ist ein Prozess, der viele Abteilungen eines Unternehmens betrifft. Daher kann es nicht immer leicht sein, festzustellen, wer nun für die Produktdaten verantwortlich ist. Da wir bereits mit diversen Partnern zusammengearbeitet haben, beleuchten wir in diesem Beitrag verschiedene Betrachtungsweisen und Positionen.
Zuallererst widmen wir uns dem Produktdatenmanager (Product Data Manager) im Rahmen eines E-Commerce-Teams. Doch auch weniger spezialisiert schauen wir uns eine Co-Op- und eine Workflow-Lösung an. Je nach Verantwortlichkeitsstruktur werden unterschiedliche Felder anders belastet bzw. arbeiten anders.
Produktdatenmanager als Zentralpunkt
Je größer das Unternehmen, desto sinnvoller wird ein eigenständiger Produktdatenmanager (engl. Product Data Manager). Seine Arbeit besteht nicht nur aus der Pflege der vorhandenen Daten, sondern auch um das Zusammenführen von Informationen, im Regelfall in einem PIM-System (Produktinformationsmanagement). Diese Daten werden so aufgearbeitet, dass sie jederzeit abrufbar sind und sinnvoll in andere Kanäle (Katalog, Webshop, Website, etc.) ausgeleitet werden können.
Dafür muss ein Produktdatenmanager als Bindeglied zwischen Marketing, Vertrieb, Entwicklung und Herstellung fungieren. Als Verantwortlicher muss ein Produktdatenmanager viele Fäden auf einmal spinnen, weshalb oft gleich mehrere Manager in E-Commerce-Teams mit den anderen Abteilungen eines Unternehmens zusammenarbeiten.
Dadurch besitzen die Produktdatenmanager ein hohes Maß an Produkt- und Datenwissen und können angeforderte Daten schnell weitergeben oder neue Informationen einspielen. Womöglich haben bei so einer Struktur nur wenige Poweruser vollen Zugriff auf das PIM-System – und Nutzer ohne Weiterbildung können notfalls manuell nach Daten fragen.
Die Neu-Einführung von Produktdatenmanagern kann natürlich gerade im Rahmen einer PIM-Einführung überaus sinnvoll sein. In diesem Fall wird dieser aber natürlich bei alleiniger Verantwortung sehr lange zu tun haben. Selbst mit einem klaren Verantwortlichen ist das Anlegen von Produktdaten immer noch ein Team Effort.
Marketing & Produktmanager
Eine häufige Glaubensfrage in dieser Thematik ist Marketing vs. Produktmanagement. Das Marketing wird bessere Texte etablieren können und hat einen idealen Blick auf die Ausleitung in unterschiedliche Channels. Dafür hat das Produktmanagement das beste Wissen parat und wird bei technischen Daten und Funktionsweisen unabdingbar sein.
Von daher entsteht das beste Ergebnis vermutlich aus der Synergie der beiden Felder. Beispielsweise können oft herausragende Produkttexte nicht entstehen, wenn die Content Writer nicht genau wissen, wie die Produkte funktionieren. Genauso unterschätzt das Produktmanagement vielleicht, welche Daten für einen Kunden nützlich sein könnten.
In diesem Fall brauchen beide Bereiche einen sinnvollen Zugang zu einem gemeinsamen System, auch hier idealerweise ein PIM. Wenn es um Mischbereiche wie Texte, Bedienungen oder Technische Zeichnungen geht, sollten diese aber auch dazu in der Lage sein, miteinander ausgiebig zu kommunizieren.
Bei der weitergehenden Pflege ist natürlich wichtig, klare Befugnisse festzulegen, damit der Zustand der Daten kontinuierlich besser wird.
Workflow im PIM
Mit korrekt eingestellten Befugnissen kann auch ein ganzes Unternehmen von einem PIM-System profitieren. So wird es zu einem Bindeglied im Unternehmensalltag.
Neben dem manuellen Zugriff für Poweruser, in dem alle Funktionen offen und verfügbar sind, können für spezialisierte Nutzer wie in den Bereichen Vertrieb, Textanfertigung oder Freigabe bei den meisten PIM-Systemen einfache und intuitive Interfaces oder sogar Apps bereitgestellt werden, um eine leichte und unkomplizierte Pflege zu ermöglichen.
Je nach Anwender kann so die Eingabe oder Ausgabe von Produktdaten simpel und ohne riesige Weiterbildungsprozesse gestaltet werden. Der Import und Export von Daten kann mit wenigen Klicks vonstattengehen, Berechtigungen und Befugnisse können eindeutig festgelegt werden, und der Workflow wird an den Lebenszyklus eines Produktes angepasst. Das Ergebnis sind besser gepflegte Daten dank leichter Anwendung und präziser Funktionalität.
Produkte werden auf diese Weise von Anfang bis Ende begleitet und durchlaufen ihre Entwicklungsschritte auch digital im PIM. Das Team ist gemeinsam für die Datenqualität verantwortlich, einzelne Bereiche, die wir bereits erläutert haben (z.B. Texte, Bilder) werden aber noch immer von spezifischen Personen bearbeitet.
Mit Datenqualitätsregeln können automatisch neue Bilder angefragt werden, und Produkte wandern mit sinnvoll gefüllten Feldern von Abteilung zu Verteilung, bevor sie schlussendlich in den Verkauf gelangen können.
Fazit
Jede Art der Struktur hat also ihre Vor- und Nachteile, die sich ganz nach der Unternehmensphilosophie und -größe richten sollte. Ob man nun einzelne Produktdatenmanager auf die anderen Abteilungen loslässt, oder das PIM-System zu einem zentralen Element macht, sollte man also individuell evaluieren.
Sollten Sie dabei Hilfe benötigen, steht die Produktdatenfabrik selbstverständlich zur Verfügung. Wie die Einführung eines PIM-Systems und das Pflegen von Produktdaten Ihrem Unternehmen hilft, haben wir in unserer Beitragsreihe „Mit Produktdaten zum Erfolg“ beleuchtet.